Viện cho biết đang tổ chức các biện pháp để xử lý vấn đề với tinh thần trách nhiệm cao, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của các tập thể và cá nhân liên quan.
Theo PGS-TS Nguyễn Tuấn Cường, Viện trưởng Viện Nghiên cứu Hán Nôm, kho sách sưu tầm tại viện được chia làm 2 loại. Các kho sách ký hiệu A (do người Pháp sưu tầm) và ký hiệu V (do người Việt Nam sưu tầm). 2 nhóm này có tổng số khoảng 16.000 đơn vị. Ngoài ra, viện tổ chức sưu tầm thêm sách Hán Nôm, đặt thành ký hiệu ST (sưu tầm). Số sách 121 cuốn bị phát hiện thất thoát nằm trong kho sách do viện sưu tầm (ký hiệu là ST) từ năm 1988 đến năm 2008 với tổng số 17.712 đơn vị sách.
Theo thông báo của Viện Nghiên cứu Hán Nôm, trong đợt kiểm kê tài liệu từ giữa năm 2022, viện đã yêu cầu kiểm kê toàn bộ kho sách Hán Nôm. Tuy nhiên, một phần sách ST chưa tu bổ, còn bó lại thành từng bó để trong kho, nhóm kiểm kê mới chỉ thực hiện kiểm đếm mà chưa đối chiếu với sổ đăng ký cá biệt.
Sau khi phát hiện ra thiếu sót này, đầu năm 2023, Viện Nghiên cứu Hán Nôm đã tổ chức kiểm kê lại toàn bộ kho ST, đối chiếu và đánh dấu vào sổ đăng ký cá biệt. Đây là lần đầu tiên từ khi nhập kho (từ năm 1988 đến năm 2009), các sách ST được kiểm kê một cách chi tiết.
Sau khi rà soát, đối chiếu, chiều ngày 15-3, hội đồng kiểm kê đã họp và báo cáo về kho ST, phát hiện thấy thiếu 121 quyển (trong đó có 11 quyển nằm trong danh sách 25 quyển đã báo cáo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam); có 339 quyển đã vào sổ nhưng lẫn lộn các ký hiệu sách, chưa xác định rõ có nằm trong 121 sách thiếu hay không.
Cũng theo lãnh đạo Viện Nghiên cứu Hán Nôm, nhóm kiểm kê rà soát lại toàn bộ 17.712 sách ST và xác định có 877 quyển (5%) thuộc loại hư hại nặng. Viện đã tổ chức thông báo tình hình đến chi bộ và cán bộ chủ chốt cũng như hội đồng khoa học trong 2 cuộc họp vào sáng ngày 16 và 17-3.
Để làm rõ vấn đề, Viện đang mời các chuyên gia tham gia đối chiếu các sách lẫn ký hiệu với các sách thiếu để sàng lọc; đồng thời lập hội đồng đánh giá tình trạng của 877 sách hư hại để có phương án xử lý phù hợp.
Đặc biệt, liên quan tới việc thất thoát 25 đơn vị tài liệu mà truyền thông đưa tin cuối năm 2022, viện cũng cho biết đã báo cáo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ngày 16-2. Ngay sau đó, viện đã có công văn mời cơ quan an ninh để điều tra, làm rõ sự việc mất tài sản và hiện chưa có kết quả cuối cùng.
