Viện nghiên cứu Hán Nôm cho biết, đơn vị này được giao bảo quản các tài liệu Hán Nôm gồm gần 35.000 cuốn sách và gần 60.000 thác bản văn bia đã có biên mục; đồng thời có nhiệm vụ mở cửa thư viện để các tổ chức, nhà nghiên cứu và các cá nhân trong và ngoài nước quan tâm đến văn bản cổ của dân tộc có cơ hội tiếp cận tài liệu. Tuy nhiên, theo quy định tại đơn vị, nhằm mục tiêu bảo quản các tài liệu quý hiếm, tài liệu gốc đều được lưu tại Phòng Bảo quản. Viện tổ chức phục vụ bạn đọc nghiên cứu chủ yếu thông qua bản photocopy. Bạn đọc muốn tiếp cận tài liệu gốc cần có phê duyệt bằng văn bản của lãnh đạo viện.
Liên quan tới thông tin sách bị thất thoát, văn bản viện nêu rõ, thông tin do bộ phận liên quan báo cáo, khoảng tháng 3, tháng 4-2020, cán bộ quản lý kho sách phát hiện có dấu hiệu không tìm thấy một số cuốn sách ở vị trí quy định trên giá. Thời điểm phát hiện đang trong giai đoạn dịch Covid-19 diễn biến phức tạp. Tuy nhiên, ngay sau khi nhận được thông tin, lãnh đạo viện đã làm việc với người quản lý kho sách để chấn chỉnh, dự kiến các giải pháp điều chỉnh quy trình quản lý sách tránh thất thoát; đồng thời lên kế hoạch tổng kiểm kê nhằm tìm kiếm các cuốn sách bị lạc và đối soát tất cả các văn bản khác đang lưu trữ tại viện.
Đến tháng 4-2022, sau khi có thể khôi phục điều kiện làm việc bình thường, viện đã cho tổng kiểm kê toàn bộ kho sách Hán Nôm. Đây là lần tổng kiểm kê đầu tiên trong hơn 10 năm qua. Thông qua 3 tháng rà soát, phát hiện không thấy trên giá 29 quyển (tập sách đóng rời), trong đó có 13 quyển thuộc kho A và kho V, 16 quyển thuộc kho ST. Về thác bản văn bia: thiếu 6 thác bản. Số sách ít nhiều bị xuống cấp, hư hại vật lý (theo tình trạng tự nhiên của bảo quản) là khoảng 4.000 quyển (hơn 10% số sách gốc), có thể bị rách một vài trang, bị hỏng bìa chưa tu bổ, hoặc bị mủn, mối mọt một vài trang hoặc toàn quyển; nhóm này cần thực hiện tu bổ sớm để bảo quản lâu dài.
Sau khi sự việc được phát hiện, viện tiếp tục cho rà soát, tìm thêm được 4 quyển (do để sai chỗ trên giá). Như vậy, tổng số sách chưa thấy trên giá (mất, hoặc thất lạc) hiện là 25 quyển. Về thác bản văn bia: tìm được 4 thác bản (để sai chỗ), còn 2 thác bản bị mất nhưng đã có thác bản dự bị đem ra sử dụng.
Tránh nguy cơ tiếp tục thất thoát tài liệu, viện đã tiếp tục cho kiểm kê kho sách tại thư viện (gồm sách tiếng Việt và ngoại ngữ, không phải sách Hán Nôm) để tổng kiểm kê tài liệu... Công việc kiểm kê kho sách mới tại thư viện dự kiến hoàn thiện trong đầu năm 2023.
Cũng theo viện, thông tin về việc 25 cuốn sách bị thất lạc đã được báo lên các cấp để xin ý kiến giải quyết. Công việc rà soát tìm sách, xác định trách nhiệm của các bên liên quan vẫn đang được tiếp tục. Viện sẽ lập hội đồng riêng để xem xét cụ thể vấn đề này. Sự việc đang được tổ chức giải quyết.
Theo thông tin từ viện, 25 quyển sách này đã có bản scan màu và/hoặc bản photocopy làm từ trước (tức là nội dung sách không bị mất), tuy nhiên việc tìm kiếm các cuốn sách thất lạc vẫn đang được viện đặt lên hàng đầu, bao gồm cả việc rà soát trên giá một lần nữa. Thời điểm sách bị thất lạc (mất, không thấy trên giá) tạm thời được xác định là khoảng 5 năm gần đây. Viện đã và đang tổ chức rà soát lại để tìm sách, xác định giá trị nội dung từng sách (qua các bản scan hoặc photocopy còn lưu), xác định trách nhiệm liên quan.
