Chiều 30-7, đồng chí Đặng Minh Thông, Phó Bí thư Thành ủy TPHCM, Phó Trưởng Ban Thường trực Ban Chỉ đạo về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số TPHCM, chủ trì hội nghị báo cáo tình hình chỉnh lý, số hóa tài liệu, hồ sơ của các cơ quan Đảng, khối Mặt trận và Đảng ủy các phường, xã, đặc khu trên địa bàn thành phố.
Báo cáo về tình hình thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu và giao nộp hồ sơ lưu trữ về Lưu trữ lịch sử Thành ủy TPHCM, Phó Chánh Văn phòng Thành ủy TPHCM Phạm Văn Hiền cho biết, Văn phòng Thành ủy TPHCM đang tập trung phân loại, chỉnh lý, số hóa tài liệu, hồ sơ để đảm bảo việc khai thác tài liệu, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực Thành ủy TPHCM.
Các cơ quan tham mưu, giúp việc Thành ủy TPHCM đã được phê duyệt, bố trí kinh phí, đang lập thủ tục đấu thầu để thực hiện; riêng Ủy ban MTTQ Việt Nam TPHCM và các đoàn thể TPHCM đã lập dự toán, đang chờ hướng dẫn bố trí kinh phí để thực hiện. Đối với cấp xã, đến nay đã có 48/168 phường, xã, đặc khu hoàn thành công tác chỉnh lý, số hóa.
Trong quá trình chỉnh lý, số hóa tài liệu, hồ sơ, đại diện lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị, địa phương cho biết còn gặp khó khăn, vướng mắc. Trong đó thường gặp chủ yếu là dự toán, duyệt kinh phí thực hiện công tác chỉnh lý, số hóa còn chậm so với yêu cầu; phương tiện trang thiết bị lưu trữ, bảo quản còn hạn chế.
Vì vậy, nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương kiến nghị UBND TPHCM xem xét chỉ đạo cơ quan chức năng khẩn trương hướng dẫn cụ thể các cơ quan, đơn vị còn vướng hồ sơ, thủ tục lập dự toán phân bổ kinh phí chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Sau khi nghe ý kiến các cơ quan, đơn vị, địa phương báo cáo, Phó Bí thư Thành ủy TPHCM Đặng Minh Thông đánh giá tiến độ chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu tại một số cơ quan, đơn vị, địa phương còn chậm, chưa đáp ứng yêu cầu đề ra.
Đồng chí yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương phải khẩn trương, quyết liệt hơn nữa, tranh thủ tối đa thời gian làm ngày, làm đêm để đẩy nhanh tiến độ.
Cùng với khối Mặt trận và các đoàn thể TPHCM, các sở, ban, ngành thuộc khối chính quyền phải hoàn thành việc chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu trước ngày 30-9.
“Không chờ đợi, không đùn đẩy trách nhiệm, phải bảo đảm đúng tiến độ và thời hạn đề ra. Người đứng đầu phải trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, đơn vị mình”, đồng chí Đặng Minh Thông nhấn mạnh.
Phó Bí thư Thành ủy TPHCM yêu cầu các cơ quan, đơn vị phân công nhiệm vụ theo nguyên tắc rõ người, rõ việc, rõ tiến độ, rõ trách nhiệm. Kết quả thực hiện nhiệm vụ này sẽ được theo dõi, đo lường và đánh giá trên hệ thống KPI (đo lường và đánh giá hiệu quả công việc) của TPHCM.
Trong quá trình chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu, các cơ quan, đơn vị phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật. Người đứng đầu có trách nhiệm khẩn trương bố trí đầy đủ nhân sự, có thể huy động thêm lực lượng tình nguyện viên phù hợp để tham gia.
Đồng chí Đặng Minh Thông đặc biệt lưu ý, các cơ quan, đơn vị, địa phương và người đứng đầu phải chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tuyệt đối không để xảy ra tình trạng tự ý tiêu hủy, thất lạc, hư hỏng hồ sơ. Đồng thời, phải bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, không để lộ, lọt dữ liệu trong suốt quá trình chỉnh lý, số hóa.
Về kinh phí thực hiện, Phó Bí thư Thành ủy TPHCM giao Đảng ủy UBND TPHCM lãnh đạo UBND TPHCM chỉ đạo các cơ quan chức năng khẩn trương hướng dẫn cụ thể đối với những cơ quan, đơn vị còn gặp vướng mắc trong việc hoàn thiện hồ sơ, thủ tục lập dự toán và phân bổ kinh phí phục vụ chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
