Theo Thông tư 70/2026 của Bộ GD-ĐT về quản lý và sử dụng học bạ số, kể từ ngày 8/10/2026, học bạ số bắt đầu được khai thác và sử dụng đồng bộ tại các cơ sở giáo dục phổ thông và GDTX trên cả nước.
Nhằm đảm bảo việc triển khai học bạ số đạt mục tiêu đề ra, đồng bộ về dữ liệu, tuân thủ đúng quy chuẩn kỹ thuật và giá trị pháp lý theo quy định của Bộ GD-ĐT, Sở GD-ĐT TPHCM đề nghị đến hết ngày 20-10, các trường tiểu học, THCS, THPT và GDTX trên địa bàn thành phải hoàn thành tiến độ triển khai học bạ số.
Hiệu trưởng các trường kiện toàn tổ chức và ban hành Quy chế quản lý, sử dụng học bạ số cấp trường. Song song đó chuẩn hóa hạ tầng kỹ thuật, dữ liệu định danh và chứng thư chữ ký số. Chú trọng rà soát, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin và các điều kiện cần thiết để vận hành ổn định hệ thống học bạ số. Bảo đảm 100% cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và người học có số định danh cá nhân chính xác, thống nhất giữa hồ sơ quản lý người học và cơ sở dữ liệu ngành giáo dục. Hoàn tất việc trang bị, gia hạn chữ ký số cho cán bộ quản lý, giáo viên, đơn vị.
Quá trình triển khai, sở yêu cầu các trường thực hiện đúng trình tự tạo lập, ký số, phát hành và thu hồi học bạ số. Trong đó, mỗi người học được tạo lập một học bạ số duy nhất gắn với mã số hồ sơ học tập suốt đời. Việc tạo lập thực hiện theo từng năm học, hoàn thành trước ngày 30/6 hàng năm, trường hợp đặc biệt trước ngày 30/8.
Trình tự ký số được quy định như sau: hoàn thiện dữ liệu học bạ số; kiểm tra, đối chiếu, xác nhận dữ liệu; ký số của cá nhân có thẩm quyền (giáo viên bộ môn, giáo viên phụ trách hoạt động giáo dục, giáo viên chủ nhiệm); ký số của cơ sở giáo dục (người đứng đầu và chữ ký số của tổ chức); cập nhật trạng thái ký số trên hệ thống. Việc ký số học bạ số được thực hiện theo năm học.
Ông Nguyễn Bảo Quốc, Phó Giám đốc Sở GD-ĐT TPHCM nhấn mạnh, nhà trường chỉ phát hành học bạ số sau khi hoàn thành kiểm tra, xác thực dữ liệu và ký số hợp lệ. Học bạ số đã phát hành không được chỉnh sửa trực tiếp trên bản đã phát hành.
Học bạ số được tạo lập đúng thẩm quyền, đúng quy trình, đúng chuẩn dữ liệu và được ký số theo quy định có giá trị pháp lý như học bạ giấy. Khi học bạ số, bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử đã đáp ứng điều kiện quy định, cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu nộp thêm học bạ giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Người học có quyền yêu cầu chuyển đổi sang văn bản giấy và không phải trả phí.
Ông đồng thời yêu cầu các trường hoàn thành việc tạo lập, ký số, phát hành và kết chuyển đầy đủ dữ liệu học bạ số của năm học về Hệ thống cơ sở dữ liệu học bạ số theo thời gian quy định của Bộ GD-ĐT đối với việc phát hành học bạ của từng năm học. Ưu tiên hoàn thành trước đối với khối lớp 5 và lớp 9 để phục vụ công tác tuyển sinh đầu cấp.
Theo thống kế, năm học 2026-2027, TPHCM có hơn 2 triệu học sinh phổ thông và GDTX. Riêng khối 5, ước tính có khoảng 186.000 em, khối 9 với khoảng 211.000 em.
Không làm phát sinh khoản thu khi triển khai học bạ số
Theo Sở GD-ĐT TPHCM, học bạ giấy đã lập trước ngày Thông tư 70 có hiệu lực (trước ngày 8/10/2026) vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật. Kể từ ngày 8/10/2026- thông tư có hiệu lực, đơn vị thực hiện tạo lập học bạ số đối với người học đang theo học và người học mới. Quá trình triển khai hệ thống và học bạ số tuyệt đối không phát sinh các khoản thu từ người học, cha mẹ hoặc người giám hộ của người học dưới bất kỳ hình thức nào.
Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc Sở GD-ĐT về tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ, an toàn của dữ liệu học bạ số và tiến độ triển khai tại đơn vị. Trong quá trình thực hiện, nghiêm cấm truy cập trái phép vào hệ thống; sửa, xóa, làm sai lệch dữ liệu trái quy định; tiết lộ, chia sẻ, mua bán, sử dụng trái phép dữ liệu học bạ số; giả mạo chữ ký số, bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử học bạ số.
