Tiết kiệm nhiều mặt
Trước đó, để triển khai chương trình hóa đơn điện tử, Công ty CP Cấp nước Bến Thành tập trung đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu, tính chất công việc mới. Ngoài ra, công ty cũng bắt tay thực hiện hàng loạt việc khác như: bổ sung các thay đổi thông tin theo yêu cầu khách hàng, cập nhật thông tin mới của khách hàng; yêu cầu tìm kiếm theo danh bộ - kỳ - năm trong nghiệp vụ hóa đơn, quản lý hóa đơn, danh sách hóa đơn; thông tin địa chỉ trụ sở, địa chỉ lắp đặt đồng hồ nước; chủ động liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ nghiệp vụ…
Phân tích tính tiện ích sau một năm triển khai hóa đơn điện tử, lãnh đạo Công ty CP Cấp nước Bến Thành cho biết, ứng dụng này đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều mặt, thấy rõ nhất là tiết kiệm chi phí in ấn. “1 kỳ hóa đơn để khách hàng thanh toán tiền nước là 66.245 bản (tương ứng số lượng đồng hồ nước mà công ty đang quản lý); trong đó, gồm giấy báo tiền nước, liên hóa đơn 1 giao cho khách hàng, liên 2 công ty lưu trữ. Trong khi quy định về tài chính thì công tác lưu trữ bằng giấy đối với các chứng từ phải trên 20 năm. Như vậy, ngoài tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn tiền nước còn tiết kiệm mặt bằng kho rất lớn để lưu trữ”, đại diện lãnh đạo Công ty CP Cấp nước Bến Thành cho biết. Khi triển khai hóa đơn điện tử thì tất cả bản giấy trước đây nay được lưu trữ trên hóa đơn điện tử. Đồng thời, các báo cáo cho cơ quan thuế cũng không cần phải in ra giấy nữa mà thông qua hệ thống mạng điện tử. Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.
Hóa đơn tiện tử cũng mang lại nhiều tiện ích cho khác hàng, đặc biệt làm giảm rủi ro trong giao dịch. Với hóa đơn giấy, trường hợp khách hàng bị thất lạc hoặc rách thì sẽ mất hết dữ liệu. Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, bản hóa đơn gốc luôn được lưu giữ trên hệ thống. Khách hàng cần thanh toán tiền nước chỉ cần lên hệ thống tải hóa đơn về và có thể lưu lại trên máy. Hóa đơn điện tử cũng đáp ứng được yêu cầu bảo mật thông tin. Do giao dịch thông qua phương tiện điện tử nên thời gian sẽ được rút ngắn lại.
Tiến tới tự động hóa
Tính đến cuối năm 2017, tỷ lệ khách hàng thanh toán tiền nước không dùng tiền mặt hơn 55% doanh thu tiền nước. Có được kết quả khả quan này là do công ty tổ chức mạng lưới các điểm thu hộ phủ kín 23 phường trên địa bàn cấp nước với hơn 1.000 điểm thu. Ngoài ra, khách hàng có thể thanh toán trực tuyến qua ngân hàng hoặc thông qua các ứng dụng MoMo, VNpay, Bankplus, VTC365…
Mặc dù vậy, theo Công ty CP Cấp nước Bến Thành, bên cạnh những kết quả trên, quá trình triển khai ứng dụng hóa đơn điện tử cũng đặt ra những vấn đề cần giải quyết như: chi phí đầu tư ban đầu lớn, sắp xếp lại nhân lực dôi dư sau khi thực hiện, ổn định tâm lý và tư tưởng người lao động có liên quan, kết nối phần mềm hóa đơn điện tử với các phần mềm khác trong công ty…
Ngoài nhiệm vụ trọng tâm là thực hiện các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh được cổ đông, Đảng ủy công ty đặt ra, thì yêu cầu hiện đại hóa, tự động hóa, thay thế các hoạt động thủ công trong hoạt động cung cấp nước tại Công ty CP Cấp nước Bến Thành như một nhiệm vụ cấp bách. Như việc ứng dụng đồng hồ nước thông minh lắp đặt đến khách hàng, triển khai phần mềm quản lý khách hàng… là một trong những yêu cầu cấp thiết. Hướng đi này phù hợp với chủ trương của Chính phủ trong Quyết định số 689/QĐ-TTg ngày 11- 5 - 2014 về chương trình phát triển thương mại điện tử quốc gia giai đoạn 2014 - 2020 và thực hiện 7 chương trình đột phá theo Nghị quyết Đại hội X của Đảng bộ thành phố Hồ Chí Minh về quyết định xây dựng và thực hiện đề án “Xây dựng TPHCM trở thành đô thị thông minh giai đoạn 2017 - 2020, tầm nhìn đến năm 2025”. Đây không những là thách thức mà còn là cơ hội để Công ty CP Cấp nước Bến Thành ngày càng hoàn thiện hơn và phấn đấu để có thể trở thành một trong những doanh nghiệp cấp nước trên địa bàn trung tâm thành phố ứng dụng khoa học công nghệ thành công trong quản lý và điều hành.
Trước đó, để triển khai chương trình hóa đơn điện tử, Công ty CP Cấp nước Bến Thành tập trung đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu, tính chất công việc mới. Ngoài ra, công ty cũng bắt tay thực hiện hàng loạt việc khác như: bổ sung các thay đổi thông tin theo yêu cầu khách hàng, cập nhật thông tin mới của khách hàng; yêu cầu tìm kiếm theo danh bộ - kỳ - năm trong nghiệp vụ hóa đơn, quản lý hóa đơn, danh sách hóa đơn; thông tin địa chỉ trụ sở, địa chỉ lắp đặt đồng hồ nước; chủ động liên hệ với cơ quan thuế để được hỗ trợ nghiệp vụ…
Phân tích tính tiện ích sau một năm triển khai hóa đơn điện tử, lãnh đạo Công ty CP Cấp nước Bến Thành cho biết, ứng dụng này đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều mặt, thấy rõ nhất là tiết kiệm chi phí in ấn. “1 kỳ hóa đơn để khách hàng thanh toán tiền nước là 66.245 bản (tương ứng số lượng đồng hồ nước mà công ty đang quản lý); trong đó, gồm giấy báo tiền nước, liên hóa đơn 1 giao cho khách hàng, liên 2 công ty lưu trữ. Trong khi quy định về tài chính thì công tác lưu trữ bằng giấy đối với các chứng từ phải trên 20 năm. Như vậy, ngoài tiết kiệm chi phí in ấn hóa đơn tiền nước còn tiết kiệm mặt bằng kho rất lớn để lưu trữ”, đại diện lãnh đạo Công ty CP Cấp nước Bến Thành cho biết. Khi triển khai hóa đơn điện tử thì tất cả bản giấy trước đây nay được lưu trữ trên hóa đơn điện tử. Đồng thời, các báo cáo cho cơ quan thuế cũng không cần phải in ra giấy nữa mà thông qua hệ thống mạng điện tử. Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp.
Hóa đơn tiện tử cũng mang lại nhiều tiện ích cho khác hàng, đặc biệt làm giảm rủi ro trong giao dịch. Với hóa đơn giấy, trường hợp khách hàng bị thất lạc hoặc rách thì sẽ mất hết dữ liệu. Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, bản hóa đơn gốc luôn được lưu giữ trên hệ thống. Khách hàng cần thanh toán tiền nước chỉ cần lên hệ thống tải hóa đơn về và có thể lưu lại trên máy. Hóa đơn điện tử cũng đáp ứng được yêu cầu bảo mật thông tin. Do giao dịch thông qua phương tiện điện tử nên thời gian sẽ được rút ngắn lại.
Tiến tới tự động hóa
Tính đến cuối năm 2017, tỷ lệ khách hàng thanh toán tiền nước không dùng tiền mặt hơn 55% doanh thu tiền nước. Có được kết quả khả quan này là do công ty tổ chức mạng lưới các điểm thu hộ phủ kín 23 phường trên địa bàn cấp nước với hơn 1.000 điểm thu. Ngoài ra, khách hàng có thể thanh toán trực tuyến qua ngân hàng hoặc thông qua các ứng dụng MoMo, VNpay, Bankplus, VTC365…
Mặc dù vậy, theo Công ty CP Cấp nước Bến Thành, bên cạnh những kết quả trên, quá trình triển khai ứng dụng hóa đơn điện tử cũng đặt ra những vấn đề cần giải quyết như: chi phí đầu tư ban đầu lớn, sắp xếp lại nhân lực dôi dư sau khi thực hiện, ổn định tâm lý và tư tưởng người lao động có liên quan, kết nối phần mềm hóa đơn điện tử với các phần mềm khác trong công ty…
Ngoài nhiệm vụ trọng tâm là thực hiện các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh được cổ đông, Đảng ủy công ty đặt ra, thì yêu cầu hiện đại hóa, tự động hóa, thay thế các hoạt động thủ công trong hoạt động cung cấp nước tại Công ty CP Cấp nước Bến Thành như một nhiệm vụ cấp bách. Như việc ứng dụng đồng hồ nước thông minh lắp đặt đến khách hàng, triển khai phần mềm quản lý khách hàng… là một trong những yêu cầu cấp thiết. Hướng đi này phù hợp với chủ trương của Chính phủ trong Quyết định số 689/QĐ-TTg ngày 11- 5 - 2014 về chương trình phát triển thương mại điện tử quốc gia giai đoạn 2014 - 2020 và thực hiện 7 chương trình đột phá theo Nghị quyết Đại hội X của Đảng bộ thành phố Hồ Chí Minh về quyết định xây dựng và thực hiện đề án “Xây dựng TPHCM trở thành đô thị thông minh giai đoạn 2017 - 2020, tầm nhìn đến năm 2025”. Đây không những là thách thức mà còn là cơ hội để Công ty CP Cấp nước Bến Thành ngày càng hoàn thiện hơn và phấn đấu để có thể trở thành một trong những doanh nghiệp cấp nước trên địa bàn trung tâm thành phố ứng dụng khoa học công nghệ thành công trong quản lý và điều hành.
