Bà Tạ Thị Minh Thư, Trưởng Phòng Quản lý cơ sở giáo dục ngoài công lập (Sở GD-ĐT TPHCM), cho biết, hiện nay việc thu thập cơ sở dữ liệu và thông tin quản lý còn khó khăn, đặc biệt đối với các trường có vốn đầu tư nước ngoài, trường có yếu tố ngoại giao. Bên cạnh đó, nhiều cơ sở giáo dục ngoài công lập vướng các quy định về đất đai và phòng cháy chữa cháy, thường xuyên dời địa điểm hoạt động, thay đổi pháp nhân và đội ngũ cán bộ, giáo viên nên phải cập nhật thường xuyên mới đáp ứng yêu cầu về quản lý.
Từ thực tế đó, Phòng Quản lý cơ sở giáo dục ngoài công lập (Sở GD-ĐT TPHCM) đã xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu đối với các cơ sở giáo dục ngoài công lập, cung cấp tài khoản và mật khẩu cho các đơn vị thực hiện khai báo thông tin theo hình thức trực tuyến. Đặc biệt, công tác kiểm tra sau cấp phép, hồ sơ số giúp việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin đạt hiệu quả cao hơn. Trong đó, việc định vị cơ sở giáo dục trên bản đồ GIS (hệ thống thông tin địa lý của thành phố) đảm bảo dữ liệu được cập nhật liên tục, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý.
Tuy nhiên, theo Chánh văn phòng Sở GD-ĐT TPHCM Hồ Tấn Minh, bên cạnh việc số hóa công tác quản lý, trong từng cơ sở giáo dục, đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên cần được bồi dưỡng cách thức sử dụng dữ liệu. Thông qua đó, cán bộ quản lý, giáo viên thay đổi nhận thức và hành vi trong quá trình tác động và sử dụng cơ sở dữ liệu, đảm bảo dữ liệu được thu thập và khai thác đúng mục đích, thời điểm, nội dung phù hợp. Nói cách khác, trường học phải xây dựng văn hóa sử dụng dữ liệu, qua đó cải thiện chất lượng giáo dục và đạt các mục tiêu chiến lược do đơn vị đề ra.
Năm học 2022-2023 đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong công tác chuyển đổi số của ngành giáo dục và đào tạo ở cả hai khối công lập và ngoài công lập. Tuy nhiên, để trường học làm chủ được việc công nghệ thông tin hóa cơ sở dữ liệu, nhà trường phải xây dựng quy chế an toàn, an ninh thông tin trong trường học, trong đó quy định cơ chế kiểm tra, giám sát rõ ràng để nâng cao hiệu quả sử dụng, đồng thời đảm bảo quyền lợi và bảo mật thông tin cá nhân của cán bộ, giáo viên và học sinh.
