Hiện Văn phòng Chính phủ đang nỗ lực hoàn thành Trục liên thông văn bản quốc gia, tiến tới là nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu số quốc gia; vận hành Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ; ra mắt Cổng dịch vụ công quốc gia được kết nối, liên thông với tất cả các cổng dịch vụ công của các bộ, địa phương để theo dõi tiến trình cung cấp dịch vụ công trực tuyến cho người dân, doanh nghiệp.
Trong bối cảnh các phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của các bộ, ngành, địa phương được triển khai trên nhiều nền tảng kỹ thuật công nghệ khác nhau, phát triển trên các hệ điều hành khác nhau, chưa được kết nối với nhau, việc xây dựng Trục liên thông văn bản quốc gia có chức năng kết nối, liên thông các phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của các bộ, ngành, địa phương là hết sức cần thiết. Điều này sẽ góp phần làm thay đổi cách thức làm việc từ nền hành chính dựa trên văn bản giấy sang nền hành chính văn bản điện tử, đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.
Gần đây, một số địa phương đã triển khai thực hiện kỳ họp HĐND không giấy. Kỳ họp lần thứ 7, Quốc hội khóa XIV cũng đang thí điểm ứng dụng phần mềm điện tử cung cấp tài liệu, thông tin cho đại biểu, tiến tới xây dựng Quốc hội điện tử hiện đại, hiệu quả.
Ở TPHCM, tuần qua, lãnh đạo UBNDTP đã có buổi lắng nghe, xem xét ứng dụng mô hình Phòng họp không giấy. Đây là việc làm rất cần thiết, phù hợp với tinh thần xây dựng chính quyền điện tử, vừa nâng cao năng suất làm việc, vừa tiết kiệm được thời gian và chi phí cho xã hội.
Mô hình Phòng họp không giấy nếu được ứng dụng sẽ giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp. Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử, không sử dụng bất cứ văn bản in nào. Tài liệu liên quan được gửi trước tới lãnh đạo và các thành viên được mời họp để nghiên cứu. Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết, kể cả biểu quyết từ xa) và kết luận cuộc họp được cập nhật trên hệ thống.
Thời gian qua, TPHCM đã đầu tư trang thiết bị, tăng cường năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, cung cấp nhiều tài liệu, thông tin qua mạng, thư mời họp qua mạng… con số tiết kiệm chi phí hành chính ngày càng tăng. Tuy nhiên, trong thực tế việc giảm họp, giảm in ấn tài liệu và giảm các báo cáo không cần thiết chưa đạt như mong đợi. Công văn, tài liệu, hồ sơ “chạy bộ” còn nhiều.
Người dân và doanh nghiệp sẽ là người đồng hành trong tiến trình đổi mới, trong việc xây dựng TPHCM trở thành đô thị thông minh, thực hiện chính quyền điện tử. Trong đó, mô hình Phòng họp không giấy cần được xem xét, chuẩn bị chu đáo, kỹ càng để việc triển khai thực hiện mang lại kết quả khả thi. Điều này sẽ góp phần rút ngắn thời gian xử lý công việc, tiết kiệm chi phí, thân thiện với môi trường, thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của thành phố, tạo thêm niềm tin đối với người dân.
Để thực hiện nền hành chính không giấy tờ thành công đòi hỏi người đứng đầu phải quyết liệt và phải tạo được sự chuyển biến về nhận thức và hành động đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức. Thói quen làm việc giấy tờ, tư tưởng cục bộ, không muốn chia sẻ dữ liệu thông tin… sẽ được khắc phục nếu có quy định và yêu cầu bắt buộc phải chuyển đổi theo cách làm việc mới. Cùng với việc tạo điều kiện về trang thiết bị và nâng cao khả năng ứng dụng của các cơ quan hành chính… để mỗi cán bộ, công chức thật sự là một mắt xích quan trọng, góp phần làm cho bộ máy vận hành một cách thông suốt, đồng bộ, hiệu quả.
