Phòng quản lý xuất nhập cảnh Công an TP Hồ Chí Minh: Đổi mới từ những điều nhỏ nhất

Người bạn có con cần đi Úc chữa bệnh gấp đã lo đến phát khóc vì tất cả mọi thứ đã sẵn sàng kể cả vé máy bay, chỉ thiếu hộ chiếu. Theo quy định, sau 8 ngày chị và con trai mới được nhận hộ chiếu trong khi sinh mạng con chị được tính từng giờ. Một người bạn mách – cứ lên Phòng Quản lý xuất nhập cảnh CA TPHCM (PA 18) trình bày, chị sẽ được cấp nhanh hơn. Đến bây giờ, con trai đã chữa lành bệnh trở về chị vẫn không quên gương mặt phúc hậu và lời “chúc chị và cháu may mắn” từ Thượng tá Nguyễn Văn Anh, Trưởng phòng PA 18 khi ký cấp hộ chiếu cho chị và con chỉ sau 2 giờ nộp đơn.

Ôn cố tri tân

Ngồi làm việc với Thượng tá Văn Anh hai buổi liền tôi phát hiện ra một điều – hình như anh không từ chối giúp ai trong khả năng có thể của mình, bằng cách này hay cách khác. Và nếu không giúp được thì người nhờ vẫn cảm thấy nhẹ lòng vì thái độ chân tình và hướng dẫn thêm từ anh. Tôi nói suy nghĩ của mình và anh cười rất hiền, nói: “Người ta tin mới tìm đến mình, trong phạm vi công việc của mình và trong khả năng có thể, chúng tôi sẽ làm hết lòng”. “Chúng tôi?”, anh cười trả lời: “Vâng, tập thể đơn vị PA 18 đều xem việc phục vụ tốt nhân dân là trách nhiệm và là niềm vui của mình”. Và câu chuyện của tôi về “trách nhiệm và niềm vui” của PA 18, bắt đầu từ anh.

Là trinh sát của Phòng Bảo vệ chính trị 1, Văn Anh quen hoạt động lặng lẽ theo cách “đến không ai biết, đi không ai hay” cho đến khi anh nhận nhiệm vụ Phó Trưởng công an quận 1, phụ trách an ninh. Đang hoạt động kiểu “ẩn mặt giấu tên” như thế, anh được Thiếu tướng Nguyễn Chí Dũng, giám đốc CATP giao nhiệm vụ làm Trưởng phòng PA 18 cùng với “3 yêu cầu”- Cải cách hành chính, phục vụ tốt công tác nghiệp vụ không để dân than phiền và chống tiêu cực.

Nhận nhiệm vụ mới, Thượng tá Văn Anh lại nhớ đến những bài học nho nhỏ năm xưa đã học được từ anh Huỳnh Bá Thành (họa sĩ Ớt, Tổng biên tập đầu tiên Báo CATPHCM).Trưởng phòng PA 18 kể: “Năm 1983, tôi vào công tác tại TPHCM và tôi có thời gian làm việc chung đơn vị với anh Thành. Có kiến thức xã hội rộng, tính tình hào hiệp và cởi mở; từ anh, tôi học được cách “nhìn người” bằng trái tim nữa chứ không chỉ bằng mắt thường và học cả cách kềm chế cảm xúc khi tiếp xúc với người khác, cho dù đó là ai. Những kinh nghiệm ngày ấy đã giúp tôi rất nhiều khi tôi chuyển sang công tác tại đây, nơi tiếp xúc với dân hàng ngày”.

Ngày mới về đây, anh đã choáng ngợp với lượng người xếp hàng rồng rắn và ở những “bàn làm việc” được các “cò giấy” quanh khu vực này cũng rất đông người và giá cả được trao đổi công khai. Thượng tá Văn Anh bỏ ra 6 tháng để tìm hiểu giá cả của “cò”, các mối quan hệ để làm hộ chiếu nhanh mà “cò” gọi là “làm dịch vụ” cùng quy trình làm việc của từng bộ phận trong cấp đổi hộ chiếu. Anh phát hiện ra tỷ lệ trả hộ chiếu trễ hẹn cho dân khá cao, và đó là mảnh đất cho “cò” sinh sôi, nảy nở.

Để khắc phục lỗi ấy, với sự phối hợp của Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an (A 18), cuối năm 2006 tỷ lệ trả hộ chiếu trễ hạn cho dân của PA 18 chỉ còn 0,01%. Để thực hiện “3 yêu cầu” của BGĐ CATP, thượng tá Văn Anh quyết định chọn “Cải cách hành chính” làm “trục trung tâm” cho đợt đổi mới đơn vị.

Mở nút thắt

Hàng loạt thay đổi được thực hiện. Cán bộ tiếp dân được nâng từ 5 lên 8 người/ca. Bỏ bớt những giấy tờ không cần thiết trong hồ sơ cấp đổi hộ chiếu. Trong khi đang tiếp dân, cán bộ không nghe, nói điện thoại (để tránh phản cảm trong mắt dân và không bị phân tâm từ những cuộc gọi của người quen). Dân lấy số sau khi cán bộ đã kiểm đủ hồ sơ (trước, dân lấy số rồi vào ngồi chờ đến lượt cán bộ tiếp dân mới kiểm hồ sơ. Khi hồ sơ bị trả lại do thiếu giấy tờ, dân sẽ cho rằng cán bộ “kiếm chuyện” làm khó). Các nội dung thông báo trên loa phóng thanh và đọc số thứ tự được viết lại và nhờ các chị phát thanh viên bên Đài TNNDTP đọc lại cho mềm mại, dễ nghe.

Các câu nói khô cứng mệnh lệnh trên tường được thay như: “Yêu cầu nộp lệ phí ngay sau khi nộp hồ sơ” được thay bằng “Vui lòng nộp lệ phí sau khi nộp hồ sơ”, cách nói trỏng, các câu hỏi thừa của cán bộ tiếp dân dẫn đến hiểu lầm cũng được chỉnh lại.

Khi Trung tá Văn Anh đang ấp ủ ý tưởng minh bạch hóa hồ sơ bằng công nghệ thông tin thì Trung úy Lê minh Hải, tốt nghiệp ĐH Bách khoa TPHCM về nhận nhiệm vụ. Năm 2007, thêm một đợt đổi mới nữa trong PA 18. Phổ cập vi tính và tiếng Anh toàn đơn vị. Phong trào Tiếp dân giỏi và tham gia giúp dân thông qua các hoạt động xã hội được Thiếu tá Bùi Thị Quang Trang, Chi hội trưởng Chi hội Phụ nữ và Trung úy Nguyễn Thanh Sơn, Bí thư Đoàn Thanh niên PA 18 phát động. Từ đây, cán bộ tiếp dân tự điều chỉnh hành vi chính mình khi ngồi xuống bàn tiếp dân. Không chỉ tự thay đổi hành vi chính mình khi thực hiện nhiệm vụ mà ngày nào, cán bộ tiếp dân cảm thấy tâm không yên khi thực hiện nhiệm vụ có quyền đề nghị người khác trực thay để không làm ảnh hưởng đến công việc.

Cùng với thay đổi quy trình, hàng trăm cán bộ PA 18 đã tự thay đổi hành vi chính mình và phấn đấu rút ngắn công việc từng phút một. Trước, mỗi lượt tiếp dân cán bộ tốn khoảng 10 phút để vừa hỏi vừa nghe trả lời, kiểm tra hồ sơ và viết phiếu hẹn. Sau 3 năm phấn đấu, bây giờ mỗi lượt tiếp dân còn khoảng 4 phút. Bên Đội thị thực cấp tạm trú cho người nước ngoài của Trung tá Ngô Thị Xuân Oanh làm đội trưởng, các cán bộ cũng tự rút ngắn từng phút giao tiếp và chuẩn hóa ngoại ngữ giao tiếp để tránh hiểu khác nghĩa và phấn đấu thực hiện hồ sơ chính xác 100%.

Trong cuộc “chạy đua” với chính mình ở PA 18 tất cả cùng chạy mướt mồ hôi và đã có người đành chuyển sang “đường đua” khác do không đuổi kịp đồng đội. Cuộc “chạy tốc độ” ấy đã giúp PA 18 thực hiện thành công phép toán tỷ lệ nghịch - rút ngắn thời gian cấp đổi hộ chiếu từ 15 ngày làm việc xuống còn 8 ngày làm việc và nâng chỉ số hài lòng của dân với đơn vị tăng cao. Với sự phối hợp của A 18, PA 18 đã thực hiện việc cấp đổi nhanh hộ chiếu cho người thật sự có nhu cầu với quy trình đơn giản và minh bạch. 3 ngày, có thể là chỉ 1 ngày hay 2 giờ người dân có nhu cầu cấp bách sẽ được nhận hộ chiếu mà không tốn thêm lệ phí so với cấp đổi hộ chiếu bình thường.

Mỗi ngày PA 18 nhận khoảng 1.000 hồ sơ xin cấp, đổi hộ chiếu và khoảng 500 hồ sơ cấp visa, giấy tạm trú cho người nước ngoài. Lãnh đạo PA 18 thì ngoài Thượng tá Văn Anh còn một phó phòng nữa là Trung tá Nguyễn Đức Nghiệp nên mỗi người phải chia nhau ký từ 800 - 900 hồ sơ các loại/ngày, do vậy ngày nghỉ phép hàng năm của họ chưa bao giờ được dùng quá 3 ngày/năm.

Nỗ lực là thế nhưng báo chí phản ánh vẫn có “cò” hoạt động ở PA 18 khiến Thượng tá Anh ức lắm. Đất nào dành cho “cò”? “Cò” còn có nghĩa là quy trình của ta chưa kín. Đâu là khe hở? Thì ra, nhiều người “yếu bóng vía” sợ ghi chép hồ sơ sai sẽ không được cấp đổi hộ chiếu, rồi người già, người không biết chữ phải nhờ vào “kinh nghiệm” viết thay của “cò”, mỗi bộ hồ sơ viết thay có giá 40.000 đồng.

Trưởng phòng Văn Anh giao cho Đoàn Thanh niên thực hiện việc tư vấn và viết hồ sơ thay cho những người không thể tự viết, tại phòng hướng dẫn. Cán bộ “mặt tiền” nỗ lực rút ngắn từng phút trong quy trình như thế trong khi cán bộ thông tin thì “đầu bù tóc rối” để thực hiện thêm những công trình mới. Năm 2007, hàng loạt công trình mới của tổ Công nghệ thông tin do Thượng úy Lê Minh Hải làm tổ trưởng được nghiệm thu và đưa vào sử dụng như: website thông tin về thủ tục xuất nhập cảnh, dịch vụ tra cứu thông tin bằng nhắn tin SMS qua số 8383 hay qua hộp thư thoại 1900561212. Việc nối mạng thông tin và lắp các camera từ ngoài sân vào các phòng không chỉ giúp lãnh đạo phòng quan sát công việc của cán bộ mà nhiều tên móc túi đã bị bắt từ công trình thanh niên này.

Thay lời kết

 Năm 2007 và 2009 PA 18 được nhận danh hiệu đơn vị Quyết Thắng của CATP và được nhận cờ Đơn vị Quyết Thắng của UBND TPHCM. Từ phong trào “Phụ nữ tiếp dân giỏi” mà PA 18 đã có sĩ quan được chọn đại diện CA TPHCM tham dự Hội nghị “Dân vận khéo” cấp quốc gia như Trung tá Thu Hà. Năm 2010, UBND TPHCM tặng bằng khen cho PA 18 vì đã làm tốt công tác kiều bào ở nước ngoài.

Điều mà Trưởng phòng PA 18 Thượng tá Nguyễn Văn Anh cảm thấy vui đó là, sau hơn 3 năm nỗ lực, tập thể Phòng PA 18 đã cùng anh thực hiện được “3 yêu cầu”của Thiếu tướng Nguyễn Chí Dũng trong tất cả khả năng có thể. Tập thể PA 18 đang ấp ủ những công trình công nghệ thông tin mới mà họ tin rằng khi đưa vào áp dụng, người được hưởng lợi ích cao nhất là nhân dân sẽ cảm thấy hài lòng. Đó là công trình đăng ký tạm trú, tạm vắng cho người nước ngoài và Việt kiều qua mạng, đó là nối mạng vi tính đến tất cả các quận, huyện để quản lý tốt tạm trú, tạm vắng cho người nước ngoài trong địa bàn họ quản lý và đó là công nghệ mã vạch trên hồ sơ.

Trao đổi với tôi, Thiếu tá Trang và Trung tá Oanh đã cho rằng thành công của họ bắt đầu từ những việc rất đỗi bình thường khi thực hiện Cuộc vận động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh”, thực hiện phong trào “Vì nước quên thân, vì dân phục vụ” do Bộ Công an đề ra. Trước khi chia tay tôi, Thượng tá Nguyễn Văn Anh đã nói - những thành tích đã có và những điều tập thể đã làm được những năm qua là do tập thể cán bộ PA 18 đã thực hiện tốt 6 điều Bác Hồ dạy CAND và biết kế thừa những thành quả đã có của nhiều thế hệ trước cộng với nỗ lực tự thân.

PHẠM THỤC