Phòng họp không giấy - nơi thông suốt, chỗ ì ạch

Tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian

Tại cuộc họp tổng kết công tác xây dựng Đảng năm 2020 và triển khai nhiệm vụ năm 2021 của Quận ủy quận 7 mới đây, cả hội nghị không xuất hiện một tờ giấy, văn bản nào. Các đại biểu theo dõi báo cáo qua máy tính bảng và clip trên màn hình. Đại diện một số đơn vị trình bày tham luận tại cuộc họp cũng không sử dụng văn bản giấy. Theo Bí thư Quận ủy quận 7 Võ Khắc Thái, toàn bộ báo cáo đã được gửi cho các đại biểu qua ứng dụng “Công chức quận 7”. Từ đó, các đại biểu có thời gian nghiên cứu trước và việc thảo luận các nội dung được chất lượng hơn.

Ông Nguyễn Đăng Thoại, Chánh Văn phòng Quận ủy quận 7, cho biết thêm, ngay khi TPHCM triển khai mô hình “Phòng họp không giấy”, Ban Thường vụ Quận ủy quận 7 đã chỉ đạo, yêu cầu phải có sự thay đổi mạnh mẽ chất và lượng trong cải cách hành chính, thay đổi thói quen sử dụng văn bản giấy. Từ ứng dụng “Công chức quận 7”, quận 7 triển khai “Đại hội không giấy”, đã tiết kiệm chi phí tổ chức Đại hội đại biểu Đảng bộ quận 7 nhiệm 2020-2025 gần 45 triệu đồng so với dự toán.

Ngoài ra, đại biểu dễ dàng xem các tư liệu về quá trình hình thành, phát triển quận, vừa lưu giữ được văn kiện đại hội; dễ dàng truy cập, nghiên cứu các chỉ đạo có liên quan của Trung ương, Thành ủy TPHCM, Quận ủy một cách trực quan, sinh động. Từ thành công đó, quận tiếp tục phát triển thêm các tiện ích của ứng dụng “Công chức quận 7” như thực hiện mô hình “Hội nghị trực tuyến”, xây dựng lịch làm việc, gửi nhận văn bản qua mạng cho các phiên họp của Quận ủy, HĐND, UBND quận (trừ các nội dung đặc biệt).

Năm qua, Học viện Cán bộ TPHCM cũng thực hiện phòng họp không giấy chiếm 50% tổng số các cuộc họp, hội nghị tại đơn vị. Trước mỗi phiên họp, nội dung chương trình và tài liệu được chuyển qua hộp thư điện tử để các đại biểu nghiên cứu trước. Đối với các hội nghị, học viện sẽ tạo 1 website rồi đưa kỷ yếu và các bài tham luận lên đó; cung cấp đường link để đại biểu truy cập xem và tải tài liệu. Cách làm này đã góp phần nâng cao chất lượng thảo luận và rút ngắn thời gian cuộc họp.

Triển khai nửa vời

Tại buổi làm việc mới đây tại quận 7, đồng chí Trần Lưu Quang, Ủy viên Trung ương Đảng, Phó Bí thư Thường trực Thành ủy TPHCM bày tỏ ấn tượng với các cuộc họp của quận 7 vì đã thực hiện tốt mô hình “Phòng họp không giấy”. Đồng chí Trần Lưu Quang đánh giá, ở nhiều đơn vị, dù có máy tính bảng phục vụ đại biểu dự họp nhưng vẫn có tài liệu giấy, dẫn đến không phát huy được vai trò của máy tính bảng. Điều đó cũng cho thấy mô hình “Phòng họp không giấy” chưa được thực hiện hiệu quả.

Đại biểu dùng máy tính bảng tra cứu tài liệu trong một cuộc họp ở quận 7. Ảnh: VIỆT DŨNG

Liên quan đến vấn đề này, lãnh đạo một số địa phương, đơn vị phân trần, việc triển khai mô hình phòng họp không giấy chưa đạt được như kỳ vọng là thiếu nguồn kinh phí để trang bị cơ sở vật chất triển khai đồng bộ. Một rào cản khác nữa là do các cán bộ, công chức, viên chức chưa quen làm việc trên văn bản điện tử.

Tháng 8-2019, UBND quận 11 đã thí điểm mô hình “Phòng họp không giấy” nhưng sau đó ngưng và… chờ chỉ đạo từ UBND TPHCM. Tình trạng tương tự cũng xảy ra ở quận Phú Nhuận, với cùng lý do như quận 11 - là vì UBND TPHCM có văn bản chỉ đạo các địa phương, đơn vị không sử dụng ngân sách để xây dựng mới hoặc triển khai ứng dụng “Phòng họp không giấy”. UBND quận 4 chưa triển khai là vì chưa có nguồn ngân sách đầu tư, đồng thời chờ TPHCM sơ kết thực hiện mô hình này. Tương tự, quận Bình Thạnh cũng đang “ngó nghiêng”, chờ các địa phương khác triển khai xem hiệu quả thế nào rồi mới tính toán.

Việc triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” đã gặp một số vướng mắc, khiến nhiều địa phương, đơn vị chưa triển khai hoặc triển khai nửa vời. Tuy nhiên, điều đó ít nhiều cũng phản ánh sự chủ động và tập trung của các địa phương trong việc thực hiện yêu cầu của TPHCM. Thực tế, trong khi nhiều nơi gặp vướng thì quận 7 đã chủ động tìm nguồn xã hội hóa để đầu tư và triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” mang lại kết quả ấn tượng.

Tương tự, tại quận 1, đến nay 100% các cuộc họp lớn, nhỏ ở quận đều không sử dụng giấy. Bên cạnh việc chủ động trang bị máy tính bảng cho cán bộ, công chức của quận để tiếp cận tài liệu trên môi trường điện tử, ông Lâm Ngô Hoàng Anh, Chánh Văn phòng UBND quận 1, cho biết, quận còn tập trung xử lý khó khăn lớn nhất - là thay đổi thói quen của cán bộ, công chức. Theo đó, khi thực hiện “Phòng họp không giấy”, quận đặt vào quy trình buộc phải áp dụng thì mọi người sẽ dần quen và thấy rõ những tiện dụng. Đến nay, UBND quận 1 đã thực hiện hầu hết các cuộc họp mà không cần sử dụng đến văn bản giấy.