Khoản 2 Điều 103 Luật Nhà ở năm 2014 quy định, đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu mà có từ 20 căn hộ trở lên phải thành lập ban quản trị nhà chung cư (BQT). Không chỉ chủ sở hữu căn hộ chung cư, mà người sử dụng cũng được quyền tham gia vào BQT.
Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì BQT gồm có đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư. Trong trường hợp này, BQT hoạt động không có tư cách pháp nhân, không có con dấu.
Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu mà phải thành lập BQT theo quy định của Luật Nhà ở, thì BQT là một tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và thành phần tham gia gồm có đại diện các chủ sở hữu nhà chung cư, đại diện chủ đầu tư (nếu có); trường hợp người sử dụng nhà chung cư tham gia Hội nghị nhà chung cư thì thành phần BQT có thể gồm cả người sử dụng.
Để bầu BQT thì phải tổ chức Hội nghị nhà chung cư. Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự.
Theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 103 Luật Nhà ở năm 2014, thì Hội nghị nhà chung cư họp quyết định việc đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên BQT; thông qua, bổ sung, sửa đổi bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư. Hội nghị nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao (bao gồm cả số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán).
Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có sự tham dự của tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao (bao gồm cả số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán) và có tối thiểu 75% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư (khoản 1 Điều 13 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 02/2016).
Trong thực tế hiện nay, việc tổ chức hội nghị nhà chung cư còn gặp phải rất nhiều khó khăn do không đáp ứng được yêu cầu về điều kiện để tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu. Tỷ lệ tham dự tối thiểu 50% đối với nhà chung cư và 75% đối với cụm nhà chung cư là quá cao, dẫn đến việc hội nghị nhà chung cư hầu như không thể tổ chức được.
Chính vì những vướng mắc về mặt pháp lý như vậy, mà xảy ra rất nhiều trường hợp BQT được thành lập dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản (không tổ chức họp hội nghị nhà chung cư) và đã được Bộ Xây dựng đồng ý. Điều này dẫn đến tình trạng chính các cư dân sống trong chung cư đó phản đối gay gắt vì đã làm trái với quy định của pháp luật hiện hành.
