Theo đó, khi cần chứng thực giấy tờ gấp hoặc do bận đi làm, người dân có thể gọi điện đặt lịch làm việc ngoài giờ hành chính với UBND phường, đơn vị sẽ sắp xếp người trực, giải quyết.
Giải quyết nhanh chóng cho người dân
Việc tiếp dân kể cả ngoài giờ hành chính nhằm giải quyết các thủ tục hành chính cho người dân trên địa bàn được thuận tiện, đảm bảo phục vụ kịp thời. Các trường hợp cần gấp sao y, chứng thực, làm giấy báo tử… đều được UBND phường cử người giải quyết nhanh chóng cho người dân. Khi nhận được thông tin đặt lịch từ người dân qua điện thoại, cán bộ trực ghi chép vào sổ tiếp nhận và báo với lãnh đạo UBND phường để sắp xếp người trực ngoài giờ, rồi sau đó hẹn thời gian để giải quyết, trả hồ sơ cho người dân một cách nhanh nhất.
Ông Nguyễn Trung Sơn, Chủ tịch UBND phường 4 quận Tân Bình, chia sẻ: “UBND phường thường xuyên xin ý kiến người dân đánh giá mức độ hài lòng qua công tác giải quyết thủ tục hành chính. Có lần, tôi đề nghị một bà cụ đi sao y, chứng thực cho ý kiến nhận xét về thái độ làm việc của cán bộ phường và thời gian giải quyết thủ tục như vậy đã được hay chưa. Bà cụ nói sao y, chứng thực là việc UBND phường nào cũng làm, yêu cầu quan trọng là phải nhanh chóng và phục vụ đúng lúc người dân cần. Ý kiến đó của bà cụ khiến tôi suy nghĩ, cần phải thay đổi cách làm việc, phải coi người dân là khách hàng để luôn sẵn sàng phục vụ khi họ cần. Chính vì vậy, từ tháng 9-2018, UBND phường 4 đã triển khai mô hình này, để người dân thấy rõ với việc cải cách hành chính người dân được phục vụ tận tình, chu đáo và đúng theo khuôn khổ quy định của pháp luật. Các cán bộ làm ngoài giờ ở đây đều trên tinh thần tự nguyện, thậm chí có những khi làm việc đến tận 20 giờ. Lệ phí chứng thực không thay đổi so với mức lệ phí thực hiện trong giờ hành chính”.
Ngoài ra, để tạo sự gần gũi, thân thiện và thuận tiện cho việc trao đổi với người dân khi giải quyết thủ tục hành chính, UBND phường cho tháo dỡ các vách kính tại nơi tiếp nhận hồ sơ. Tại đây còn có sẵn các loại kính viễn thị từ 1,5 đến 3 độ, để người dân có thể sử dụng khi lỡ quên mang theo kính. Sàn nhà nơi tiếp dân thường xuyên được lau dọn sạch sẽ để người dân đến đây cảm thấy thoải mái, hài lòng.
Người dân đồng tình
Nhờ tiếp dân cả ngoài giờ hành chính, nửa năm qua UBND phường 4 quận Tân Bình đã giúp người dân địa phương chứng thực thuận tiện và nhanh chóng. Chính quyền quận và thành phố ghi nhận nỗ lực này, đồng thời nhiều người dân địa phương đã hoan nghênh, động viên, bày tỏ mong muốn mô hình này được nhân rộng, thực hiện ở nhiều nơi, góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng thực hiện các thủ tục hành chính để hỗ trợ tốt nhất cho người dân.
Chị Nguyễn Thị Đào (ngụ tại địa phương) nhận xét: “Tôi rất đồng tình và hoan nghênh cách làm này của UBND phường 4. Vì bận đi làm cả ngày, không có thời gian rảnh, mới đây, tôi có gọi điện đến UBND phường, đặt lịch sao y, chứng thực giấy tờ lúc sáng sớm để kịp đi lo công việc trong ngày. Cán bộ phường đã hỗ trợ nhiệt tình, giúp tôi được chứng thực nhanh chóng”. Tương tự, anh Phạm Thế Anh (ngụ tại địa phương) cho biết: “Việc UBND phường 4 chủ động tiếp cận với người dân như hiện nay là hết sức cần thiết, đúng với tinh thần làm việc vì dân. Thực tế, ở một số nơi trên địa bàn TPHCM, việc giải quyết các vấn đề như sao y, chứng thực, hộ tịch chỉ cố định một số ngày nhất định trong tuần, nên người dân bận rộn đi làm sẽ gặp khó, nhất là khi có việc gấp. Mong các phường khác cũng nên nhân rộng mô hình này để phục vụ người dân tốt hơn".
