Thông tin với đoàn, Chủ tịch UBND quận 12 Nguyễn Văn Đức cho biết, quận 12 xác định công tác lưu trữ hồ sơ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm.
Quận thực hiện có lộ trình cụ thể, khoa học từ xây dựng kho lưu trữ và trang bị cơ sở vật chất đến việc thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu, hồ sơ. Qua đó đã góp phần cho công tác quản lý nhà nước về lưu trữ trên địa bàn quận từng bước đi vào nền nếp, có chuyển biến tích cực, đảm bảo thực hiện tốt việc bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt công tác quản lý tại các cơ quan, tổ chức trong thời gian qua.
Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại, hạn chế là các cơ quan, đơn vị chưa chủ động trong việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ được thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu chung; cơ sở hạ tầng phục vụ công tác lưu trữ chưa đồng bộ, chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ thực tế.
Nguyên nhân là một số cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt là người đứng đầu một số đơn vị chưa thực hiện nghiêm các quy định về lưu trữ. Nguồn kinh phí đầu tư cơ sở hạ tầng phục vụ công tác lưu trữ còn thấp. Một số quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan thẩm quyền còn bất cập, chưa được bổ sung, sửa đổi kịp thời với yêu cầu.
UBND quận 12 kiến nghị điều chỉnh Điều 7 của Luật Lưu trữ năm 2011 theo hướng chỉ quy định người làm lưu trữ là một chức danh, biên chế công chức hoặc viên chức trong tổng số biên chế được giao theo quy định và không thực hiện kiêm nhiệm.
Bên cạnh đó, kiến nghị trong dự thảo Luật Lưu trữ (sửa đổi) cần nghiên cứu bổ sung quy định về cơ cấu tổ chức bộ máy làm công tác quản lý văn thư lưu trữ cấp xã. Trong đó quy định chức danh công chức cấp xã thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; bổ sung các quy định xử phạt vi phạm pháp luật trong công tác lưu trữ…
Cùng ngày, đoàn khảo sát cũng đã tiến hành khảo sát thực tế về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường An Phú Đông, quận 12.
Thông tin với đoàn khảo sát, Chủ tịch UBND phường An Phú Phú Đông Võ Thị Ngọc Lan cho biết, các văn bản đi, văn bản đến của UBND phường đều được phát hành và lưu trữ tại văn thư UBND phường.
Hàng ngày, Văn thư UBND phường thường xuyên cập nhật trên mạng nội bộ qua phần mềm hệ thống quản lý văn bản, chuyển văn bản đến lãnh đạo UBND phường phê duyệt và có ý kiến chỉ đạo (trên môi trường mạng) đến các cán bộ, công chức chuyên môn để tham mưu UBND phường xử lý, giải quyết theo quy định.
Văn bản đi được văn thư thực hiện đăng ký vào sổ đăng ký trên hệ thống phần mềm văn bản và đính kèm văn bản PDF và ký chữ ký số từng loại văn bản để quản lý lưu trữ và khai thác văn bản theo quy định. Các văn bản đi, văn bản đến sau khi được lãnh đạo UBND phường phê duyệt và có ý kiến chỉ đạo, Văn thư thực hiện việc scan lên mạng nội bộ và chuyển đến cán bộ, công chức chuyên môn, tổ chức triển khai thực hiện…
UBND phường An Phú Đông đã bố trí 2 kho lưu trữ tại trụ sở cơ quan UBND phường để thực hiện việc lưu trữ tài liệu của cơ quan theo quy định với diện tích 64m². Phường cũng phân công 1 cán bộ không chuyên trách văn thư thủ quỹ phụ trách kho lưu trữ của UBND phường.
Qua khảo sát, Phó Chủ nhiệm Ủy ban Pháp luật của Quốc hội Nguyễn Trường Giang đánh giá cao công tác lưu trữ, số hóa hồ sơ của UBND quận 12. Đoàn cũng ghi nhận những kiến nghị của UBND quận 12 để tổng hợp, báo cáo Quốc hội nghiên cứu trong công tác xây dựng dự án Luật Lưu trữ (sửa đổi). Đánh giá công tác lưu trữ điện tử còn nhiều hạn chế, ông Nguyễn Trường Giang đề nghị UBND quận 12 có phương án đẩy mạnh công tác này trong thời gian tới.
