Sở GD-ĐT lưu ý các đơn vị cần chú ý những điều kiện đảm bảo an toàn cho học sinh và giáo viên trong công tác tổ chức các hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa (như thời tiết, các hoạt động trong chương trình, phương tiện di chuyển, cơ sở vật chất). Trong đó, trường học không được tiếp nhận học sinh từ các đơn vị khác tham gia hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo các đơn vị có liên quan. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm chính trong công tác tổ chức hoạt động của nhà trường.
Trước khi tổ chức hoạt động, các đơn vị phải gửi hồ sơ tổ chức về cơ quan quản lý cấp trên để được thẩm định và thông qua chương trình. Cụ thể, các trường mầm non, tiểu học, THCS, trường phổ thông có nhiều cấp học (trong đó cấp học cao nhất là cấp THCS) gửi hồ sơ tổ chức hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa về phòng GD-ĐT quận huyện. Riêng trường THPT, trường phổ thông có nhiều cấp học (trong đó cấp học cao nhất là cấp THPT), trung tâm giáo dục nghề nghiệp - giáo dục thường xuyên, trường cao đẳng, trường trung cấp chuyên nghiệp, các đơn vị trực thuộc gửi hồ sơ tổ chức hoạt động giáo dục ngoài giờ chính khóa về Sở GD-ĐT TPHCM.
