Trước đây, việc sắp xếp các tài liệu, hồ sơ giấy tờ, vật tư, thiết bị của Phòng tham mưu và các phòng, ban chưa khoa học, hầu như giữ lại mọi thứ nên khá lộn xộn, khi cần thì tìm không ra, việc tìm kiếm có khi phải mất khá nhiều thời gian. Các hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa được sàng lọc, sắp xếp nên mỗi khi có đoàn kiểm tra của cấp trên về làm việc hay chỉ huy yêu cầu tìm tài liệu thì tìm không ra; có khi đồ dùng cá nhân bỏ lẫn lộn vào tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu…
Thực hiện kế hoạch của Bộ CHQS tỉnh, Đảng ủy Phòng tham mưu đã xây dựng kế hoạch nhằm xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp gọn gàng; nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, nâng cao tính kỷ luật trong đơn vị; qua đó xây dựng hình ảnh đơn vị quân đội nề nếp, chính quy, xanh - sạch - đẹp. Mô hình “5S” ra đời với nội hàm: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng. Phòng tham mưu đã thành lập Ban chỉ đạo “5S” với đồng chí Phó Tư lệnh - Tham mưu trưởng là trưởng ban cùng 2 phó ban là các đồng chí Phó Tham mưu trưởng phụ trách nội bộ và phụ trách tác chiến. Ban chỉ đạo tổ chức hướng dẫn cho toàn bộ cán bộ, chiến sĩ về kỹ thuật thực hành mô hình “5S” (quy định về bìa, rổ đựng hồ sơ, tem tủ hồ sơ, tem file hồ sơ, bố trí bảng tên phòng, bàn làm việc…). Đồng thời thành lập tổ thi đua chấm điểm và hàng tuần ban chỉ đạo tổ chức họp đánh giá kết quả thực hiện.
Với hiệu quả mang lại, từ tháng 11-2020 đến nay, mô hình “5S” được nhân rộng, triển khai thực hiện tại toàn bộ các Ban CHQS huyện, thành phố, Trung đoàn Đồng Nai và được Bộ CHQS tỉnh đảm bảo kinh phí hoạt động trong đầu tư sửa chữa doanh trại, mua sắm vật chất, trang thiết bị nhà làm việc, nhà để xe. Bộ CHQS tỉnh cũng giao nhiệm vụ cho Ban CHQS các huyện, thành phố hàng năm tham mưu cho cấp ủy, chính quyền địa phương quan tâm hỗ trợ kinh phí cho công tác sửa chữa, mua sắm vật chất, trang thiết bị nhằm thực hiện tốt mô hình “5S” tại các xã, phường, thị trấn.
Theo đánh giá của lãnh đạo Bộ CHQS tỉnh Đồng Nai, sau thời gian thực hiện mô hình “5S”, đã nâng cao nhận thức của từng cán bộ, chiến sĩ về tinh thần trách nhiệm vì tập thể, thay đổi những thói quen xấu. Tác phong của quân nhân, việc duy trì trực sẵn sàng chiến đấu cũng được nâng lên, vừa góp phần xây dựng nề nếp chính quy vừa tạo không gian làm việc thoáng đãng, môi trường cảnh quan đơn vị ngày càng xanh - sạch - đẹp.
