Theo quy định tại Khoản 3, Điều 4 Luật Trẻ em 2016, việc tổ chức, gia đình, cá nhân nhận trẻ em về chăm sóc, nuôi dưỡng khi trẻ em không còn cha mẹ, không được hoặc không thể sống cùng cha mẹ, hoặc bị ảnh hưởng bởi thiên tai, thảm họa, xung đột vũ trang, nhằm bảo đảm sự an toàn và lợi ích tốt nhất của trẻ em, được gọi là “chăm sóc thay thế”. Các điều kiện đối với người nhận chăm sóc thay thế được quy định tại Khoản 2, Điều 63 Luật Trẻ em 2016 như sau: Cư trú tại Việt Nam; có sức khỏe và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; có tư cách đạo đức tốt; không bị hạn chế một số quyền của cha mẹ đối với con chưa thành niên; không bị truy cứu trách nhiệm hình sự, xử lý vi phạm hành chính về các hành vi xâm hại trẻ em; không bị kết án về một trong các tội cố ý xâm phạm tính mạng, sức khỏe, nhân phẩm, danh dự của người khác, ngược đãi hoặc hành hạ ông bà, cha mẹ, vợ chồng, con cháu, người có công nuôi dưỡng mình, hay dụ dỗ, ép buộc hoặc chứa chấp người chưa thành niên vi phạm pháp luật, mua bán, đánh tráo, chiếm đoạt trẻ em. Có chỗ ở và điều kiện kinh tế phù hợp, bảo đảm chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ em. Tự nguyện nhận chăm sóc trẻ em; có sự đồng thuận giữa các thành viên trong gia đình về việc nhận chăm sóc trẻ em; các thành viên trong gia đình không bị truy cứu trách nhiệm hình sự, xử lý vi phạm hành chính về các hành vi xâm hại trẻ em. Người thân thích nhận trẻ em chăm sóc thay thế phải là người thành niên; các trường hợp khác phải hơn trẻ em từ 20 tuổi trở lên.
Ngoài những điều kiện nêu trên, Điều 39 Nghị định 56/2017 (có hiệu lực từ ngày 1-7-2017) quy định cá nhân, gia đình người nước ngoài muốn được nhận chăm sóc thay thế trẻ em Việt Nam thì phải cư trú tại Việt Nam ít nhất 6 tháng và còn thời hạn cư trú tại Việt Nam ít nhất 12 tháng vào thời điểm đăng ký.
Những cá nhân, người đại diện gia đình có nguyện vọng và đủ điều kiện nêu trên làm đơn gửi UBND cấp xã nơi cư trú để lập danh sách đăng ký nhận chăm sóc thay thế. Đối với người thân thích của trẻ thì không phải đăng ký, nhưng phải thông báo với UBND cấp xã nơi cư trú để ra quyết định giao chăm sóc thay thế.
Sau khi nhận chăm sóc trẻ em, cá nhân, gia đình chăm sóc thay thế có trách nhiệm thông tin, báo cáo quá trình phát triển của trẻ em cho UBND cấp xã nơi cư trú. Trường hợp muốn chấm dứt việc chăm sóc thay thế, thì cá nhân, gia đình có thể gửi đơn đề nghị chấm dứt việc chăm sóc thay thế đến UBND cấp xã nơi ban hành quyết định giao - nhận trẻ em để thực hiện thủ tục chấm dứt việc chăm sóc thay thế.
