Theo đó, mã định danh in trên thẻ cán bộ, công chức, viên chức, được tạo thành bởi 3 trường thông tin: cơ quan, số căn cước công dân, chức danh hoặc chức vụ. Mã định danh này trích xuất từ cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức. Công chức nào chưa cập nhật thông tin lên cơ sở dữ liệu sẽ không được cấp thẻ. Các thông tin này để nhận biết vị trí, chức vụ công chức.
Thẻ công chức có thể làm bằng nhựa hoặc thẻ điện tử có gắn chíp lưu trữ thông tin. Mỗi chức danh, vị trí sẽ có màu tương ứng. Trên thẻ còn in mã QR để xác định thông tin cơ bản của cán bộ, công chức, viên chức qua thiết bị thông minh. Thông tin gồm ngày tháng năm sinh, giới tính, số căn cước công dân, mã đơn vị công tác, chức danh...
Cuối năm 2022, Bộ Nội vụ khai trương hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước. Cơ sở dữ liệu quốc gia này quản lý khoảng 2,5 triệu bộ hồ sơ điện tử; cung cấp thông tin đầy đủ về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trên cả nước, phục vụ quản lý biên chế và sử dụng nhân lực.
