Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số trong hoạt động công chứng

Cùng dự có ông Nguyễn Hữu Huyên, Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Bộ Tư pháp; ông Sadykov Timur Sirozhevich, Tổng Lãnh sự Liên bang Nga tại TPHCM.

Tại hội thảo, đại diện Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam thông tin, khoản 1 Điều 62, Luật Công chứng năm 2014 quy định về “Cơ sở dữ liệu công chứng” có thể được xem là công cụ số hóa đầu tiên được quy định trong luật. Cơ sở dữ liệu công chứng cung cấp các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn đã hỗ trợ cho hoạt động hành nghề của công chứng viên được an toàn hơn, ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động công chứng.

Tuy nhiên, theo đánh giá của nhiều chuyên gia, hạn chế lớn nhất của cơ sở dữ liệu công chứng ở Việt Nam hiện nay là phạm vi áp dụng chỉ giới hạn trong từng địa bàn cấp tỉnh, do vậy, tính hiệu quả và tính phòng ngừa rủi ro còn hạn chế. Bên cạnh đó, việc thực hiện quy trình công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng (từ giai đoạn tiếp nhận đến xử lý hồ sơ và ký công chứng) vẫn cơ bản thực hiện thực hiện thủ công trên tài liệu giấy, công cụ máy tính chỉ hỗ trợ cho việc trao đổi thông tin, soạn thảo văn bản.

Trong bối cảnh chung hiện nay, việc ứng dụng công nghệ số phát triển nhanh chóng ở mọi lĩnh vực đời sống và cả trong các lĩnh vực hoạt động hành nghề luật. Ngày 19-11-2020, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 172/NQ-CP về chính sách phát triển nghề công chứng, trong đó đã đặt ra mục tiêu “chuẩn hóa quy trình, thủ tục công chứng cùng với việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, tiến tới thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch trên môi trường điện tử”.

Tại một số địa phương đã có những bước tiến đáng kể trong việc kết nối cơ sở dữ liệu công chứng với cơ sở dữ liệu của cơ quan thi hành án, cơ quan đăng ký tài sản, văn phòng đăng ký đất đai. Do đó, việc hoàn thiện Luật Công chứng 2014 (sửa đổi) trong thời gian tới, trong đó có nội dung rất mới về công chứng điện tử, được hy vọng sẽ góp phần giúp nghề công chứng ở Việt Nam có những bước phát triển mới đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội và công nghệ.

Chia sẻ về kết quả chuyển đổi số trong hoạt động công chứng tại Nga, ông Konstantin Korsik, Chủ tịch Liên đoàn Công chứng Liên bang Nga, cho biết, hiện nay, 1/3 hoạt động công chứng tại Nga được thực hiện dựa trên công nghệ điện tử. Dự án “công chứng số” cũng góp phần lớn vào việc phát triển quản lý các giấy tờ có giá trị pháp lý ở dạng điện tử. Ngành công chứng là ngành đầu tiên cung cấp cho người dân Nga cơ hội chuyển đổi các loại giấy tờ sang dạng kỹ thuật số mà vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý của chúng. Đồng thời, nếu cần thiết, người dân Nga có thể liên hệ với công chứng để lập bất kỳ hợp đồng hoặc giấy ủy quyền nào ngay lập tức dưới dạng điện tử.

Bên cạnh đó, hiện nay 13 hoạt động công chứng tại Nga có thể thực hiện ở hình thức từ xa mà không cần công chứng viên có mặt, không yêu cầu xác minh ý muốn của người nộp đơn. Các hoạt động này bao gồm xác nhận thu hồi nợ, cung cấp bằng chứng trên Internet, chuyển giấy tờ điện tử, nhận tiền đặt cọc… Tổng nhu cầu về các dịch vụ này này đã tăng gấp 6 lần vào năm 2023. Tổng cộng, gần 800.000 hoạt động công chứng đã được thực hiện trực tuyến. Nhờ vậy, khi sử dụng dịch vụ công chứng, người dân vừa có được sự tiện lợi nhờ kỹ thuật số, vừa được bảo mật thông tin.

Ngoài ra, ngành công chứng Nga cũng tích cực tham gia vào Hệ thống tương tác điện tử liên ngành; với các đối tác như Cơ quan Liên bang về đăng ký, địa chính và bản đồ Rosreestr, Cơ quan Thuế Liên bang, Bộ Nội vụ, Ngân hàng Trung ương, Cơ quan thừa phát lại Liên bang, Danh mục Lịch sử tín dụng Trung ương, Cơ quan giám sát tài chính Liên bang (chống rửa tiền), Cơ quan hộ tịch, Bộ Ngoại giao, Bảo hiểm y tế bắt buộc…

Trong khuôn khổ hội thảo, ông Konstantin Korsik và bà Galina Nikolaeva, Chủ tịch Hội Công chứng viên vùng Samara đã chia sẻ những kinh nghiệm trong ứng dụng công nghệ số trong hoạt động công chứng tại Nga. Các nội dung trao đổi xung quanh việc số hóa tài liệu công chứng để lưu trữ điện tử; phạm vi áp dụng hình thức công chứng từ xa có mặt công chứng viên; quy định như thế nào về bản gốc trong trường hợp công chứng điện tử…