Trong cuộc làm việc mới đây với đồng chí Nguyễn Thiện Nhân, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy TPHCM, Chủ tịch UBND quận Gò Vấp Lê Hoàng Hà báo cáo: UBND các phường hiện nay mất từ 3 đến 5 công chức cho công việc xác nhận chứng thực sao y cho người dân. Có phường, hầu hết giao dịch hành chính diễn ra hàng ngày là chứng thực sao y. Có ngày có đến cả trăm người dân đến chứng thực sao y với đủ loại giấy tờ, từ bằng cấp chuyên môn, giấy tờ tư pháp, hộ tịch đến hồ sơ nhà đất… “Nhiều lúc đông quá, chờ đợi lâu, người dân phản ánh lên trên nói là chậm cải tiến thủ tục hành chính, gây phiền hà”, ông Hà nêu thực trạng quá tải tại UBND các phường trên địa bàn hiện nay.
Không chỉ ở Gò Vấp, mà hầu hết UBND các phường xã trên toàn thành phố hiện nay cũng đang quá tải chứng thực sao y. Không chỉ chứng thực sao y cho cư dân trong địa bàn quản lý, UBND các phường xã còn thực hiện thủ tục này cho bất cứ người dân cư trú ở đâu, bản chính giấy tờ của bất cứ địa phương nào trong cả nước. Khó khăn về chứng thực sao y lượng giấy tờ rất lớn này phải kể đến là việc xác nhận tình trạng giấy tờ bản chính là bản thật, nguyên gốc hay bản giả, nhất là các loại giấy tờ nhà đất, bằng cấp, hộ tịch… Việc đối chiếu chỉ là hình thức, qua loa, không xác định được thật - giả, nhưng cán bộ UBND phường vẫn phải ký tên, đóng dấu vào bản sao. Trong thực tế đã xảy ra không ít trường hợp kẻ xấu lợi dụng thủ tục này để chứng thực sao y từ các loại giấy tờ giả, sau đó thực hiện giao dịch chiếm đoạt tài sản của cá nhân và tổ chức.
Để ngăn chặn tình trạng kể trên và giảm tải chứng thực sao y, UBND nhiều địa phương, mà điển hình là tại UBND phường Phạm Ngũ Lão (quận 1), đã niêm yết công khai bảng hướng dẫn thực hiện Chỉ thị số 17/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính. Nội dung bảng hướng dẫn nêu thực tế hiện nay tại một số cơ quan, đơn vị vẫn còn tình trạng công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính yêu cầu các cá nhân, tổ chức phải nộp bản sao có chứng thực, mà không tiếp nhận bản sao để tự đối chiếu với bản chính. Điều này không những gây lãng phí cho xã hội mà còn tạo áp lực lớn cho công chức, viên chức thực thi công tác chứng thực sao y.
