Xác định nhiệm vụ của UBND phường và chủ tịch UBND phường phải thống nhất, giúp chủ tịch UBND phường nắm bắt nhanh nhất quy trình xử lý công việc, UBND quận 8 đã xây dựng Bộ tài liệu phân tích công việc của UBND phường và chủ tịch UBND phường. Bộ tài liệu trên được đề cử giải ba Giải thưởng Sáng tạo TPHCM lần 3-2023.
 |
Ông Trương Đình Sâm (trái), Chủ tịch UBND phường 4, quận 8, cùng cán bộ UBND phường 4 tìm hiểu Bộ tài liệu phân tích công việc của UBND phường và chủ tịch UBND phường |
Trước khi nhận nhiệm vụ Chủ tịch UBND phường 4, quận 8, ông Trương Đình Sâm công tác tại Ủy ban Kiểm tra Quận ủy nên gần như chưa hình dung hết các công việc mà một chủ tịch UBND phường phải đảm đương cũng như các đầu việc UBND phường phải giải quyết. Tuy nhiên, nhờ có Bộ tài liệu phân tích công việc của UBND phường và chủ tịch UBND phường, ngay khi nhận nhiệm vụ ở phường, ông Sâm đã nắm được khá đầy đủ các công việc của mình ở vị trí chủ tịch UBND phường và hiểu hơn về các hoạt động của UBND phường. Vì vậy, ông nhanh chóng tiếp cận công việc, không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu.
Ông Trương Đình Sâm đánh giá, bộ tài liệu đã thống kê đầy đủ các nhiệm vụ mà chủ tịch UBND phường sẽ thực thi, cùng với đó là các văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực thuộc thẩm quyền của UBND phường, chủ tịch UBND phường. “Với hàng trăm đầu việc, nếu phải tự tìm hiểu sẽ rất mất thời gian, ảnh hưởng đến công tác điều hành chung của UBND phường cũng như chất lượng phục vụ người dân. Bộ tài liệu đã giúp chúng tôi vượt qua những bỡ ngỡ ban đầu để bắt nhịp vào công việc nhanh chóng, chính xác hơn”, ông Sâm cho biết.
Bộ tài liệu phân tích công việc của UBND phường và chủ tịch UBND phường được xây dựng trên cơ sở thống kê, xác định cụ thể 42 nội dung/lĩnh vực quản lý nhà nước tại phường với 340 đầu công việc. Mỗi đầu công việc trong tài liệu được trình bày đầy đủ về cơ sở pháp lý, thời gian giải quyết, yêu cầu công việc, bộ phận/cá nhân phụ trách và phối hợp, trình tự thực hiện và các biểu mẫu đính kèm trên cơ sở các quy định hiện hành.
Bộ tài liệu còn hệ thống hóa từng nhóm lĩnh vực công tác cụ thể để từng cán bộ, công chức có thể định hướng chức năng, nhiệm vụ của mình cũng như hệ thống được tất cả các luật, nghị định, thông tư hướng dẫn và các văn bản dưới luật. Đồng thời giúp xác định công việc được thực hiện một cách liền mạch khi có sự thay đổi nhân sự, cán bộ mới được giao nhiệm vụ sẽ tiếp cận được ngay đối với những nhiệm vụ được phân công, không cần phải cập nhật hoặc nghiên cứu lại các tài liệu hướng dẫn. Đặc biệt, bộ tài liệu giúp chủ tịch, phó chủ tịch UBND phường có cái nhìn tổng thể về chức năng, nhiệm vụ được giao để có định hướng trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành.
Theo Phó Chủ tịch UBND quận 8 Phạm Quang Tú, bộ tài liệu đã trở thành cẩm nang quen thuộc, cần thiết tại UBND 16 phường và các cơ quan chuyên môn thuộc quận. Ngoài ra, đây còn là tài liệu giúp các cơ quan ngành dọc trên địa bàn quận nắm được nội dung công việc của phường để có sự phối hợp hài hòa trong thực hiện nhiệm vụ chuyên ngành.
Quận 8 đã thành lập 4 nhóm xây dựng dự thảo tài liệu gắn với 4 nhóm lĩnh vực: nhóm các công việc nội chính; lĩnh vực kinh tế - đô thị; lĩnh vực văn xã; lĩnh vực an ninh quốc phòng. Trải qua nhiều lần lấy ý kiến các cơ quan chuyên môn và các đồng chí chủ tịch, nguyên chủ tịch UBND phường, sau 6 tháng xây dựng dự thảo, giữa tháng 7-2022, bộ tài liệu chính thức ra mắt và đưa vào sử dụng.
“Theo đánh giá của Thường trực UBND quận, khi đưa bộ tài liệu vào thực tiễn, UBND 16 phường có sự chuyển biến rõ rệt về chất lượng tham mưu các văn bản thuộc các lĩnh vực và tiết kiệm được nhiều thời gian thực hiện nhiệm vụ. Bởi các biểu mẫu báo cáo, kế hoạch, nội dung thực hiện đều được cụ thể và mẫu hóa trong tài liệu, góp phần tạo sự thống nhất trong việc thực hiện công việc hành chính và giải quyết công vụ của cán bộ, công chức các phường. Bộ tài liệu cũng giúp các cơ quan chuyên môn của quận thuận lợi hơn trong công tác tổng hợp báo cáo, phối hợp triển khai thực hiện nhiệm vụ từ quận đến phường cũng như tiết kiệm thời gian giải quyết công việc hành chính của cán bộ, công chức tại phường. Nhờ đó, cán bộ, công chức tập trung giải quyết hiệu quả thủ tục hành chính cho người dân”, ông Phạm Quang Tú cho biết.
Hiện Bộ tài liệu phân tích công việc của UBND phường và chủ tịch UBND phường của UBND quận 8 được Sở KH-CN TPHCM xem là cơ sở dữ liệu, nguyên liệu đầu vào để xây dựng phường thông minh và dự kiến sẽ đưa vào thí điểm trong thời gian tới.
