Theo UBND TP Hà Nội, E-Cabinet là hệ thống được xây dựng nhằm hướng tới mục tiêu phòng họp không giấy tờ, cho phép lấy ý kiến, tổ chức và chuẩn bị cho các cuộc họp, điều hành diễn biến cuộc họp một cách tường minh và khoa học. Hệ thống tích hợp với mô hình phòng họp thông minh giúp mang lại nhiều tiện ích thông qua việc điều khiển, vận hành và quản lý phòng họp trở nên dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện.
E-Cabinet là công cụ quản lý công việc toàn diện, người dùng có thể tổ chức họp và làm các công việc như: chuẩn bị chương trình, nội dung họp, phát giấy mời, nhắc nhở lịch họp và chuẩn bị tài liệu, báo cáo một cách chi tiết và nhanh chóng. Đồng thời, nền tảng cung cấp công cụ họp kết hợp online - offline, tích hợp nền tảng họp trực tuyến như: Viettel Meeting, Zoom, Google Meeting… cho phép họp đa nền tảng.
Với tính năng tích hợp mô hình phòng họp thông minh, E-Cabinet tự động điều khiển nhiệt độ, ánh sáng, âm thanh, định danh đại biểu qua nhận diện khuôn mặt và vị trí ngồi. Nền tảng này cũng hỗ trợ trình chiếu và chia sẻ tài liệu, xử lý các file ghi âm thành văn bản, giúp người dùng dễ dàng quản lý diễn biến họp, đăng ký phát biểu, biểu quyết và góp ý vào các nội dung quan trọng. Đồng thời, E-Cabinet hỗ trợ quản lý các tài liệu cá nhân, xử lý công việc bằng cách lấy ý kiến từ thành viên cuộc họp, tổng hợp các ý kiến góp ý và thực hiện biểu quyết điện tử trên thiết bị di động.
Đặc biệt, nền tảng E-Cabinet sử dụng trợ lý ảo AI tạo thuận lợi, kịp thời trong chỉ đạo điều hành, xây dựng nền quản trị hiện đại, hiệu quả. Ông Trương Việt Dũng, Chánh Văn phòng UBND TP Hà Nội cho biết, E-Cabinet đem lại nhiều lợi ích để tạo nên chính quyền số, chính quyền điện tử như: việc đơn giản hóa và tiết kiệm thời gian cho quá trình lấy ý kiến trước phiên họp, đăng ký phát biểu cũng như công tác chuẩn bị họp, nội dung, tài liệu, tăng tính công khai, minh bạch thông qua biểu quyết trực tuyến; hỗ trợ tổng hợp, lập biên bản thông qua tiện ích nhận diện giọng nói và báo cáo nội dung họp, tổng hợp dữ liệu, lưu trữ dưới dạng kỷ yếu giúp công tác tổ chức dữ liệu sau cuộc họp thuận tiện. Bên cạnh đó, giảm thiểu tối đa khối lượng giấy tờ cồng kềnh đang phải sử dụng trong nhiều cuộc họp, tiết kiệm thời gian họp và chi phí chuẩn bị cho mỗi cuộc họp.
Hơn nữa, lợi ích từ nền tảng E-Cabinet giúp chính quyền TP Hà Nội còn có thể tổ chức các cuộc họp mang tính chất cấp bách như chỉ đạo, giải quyết các vấn đề “nóng”, phát sinh về an ninh chính trị, kinh tế - xã hội, thiên tai, dịch họa. Đảm bảo công tác chỉ đạo nhanh chóng, kịp thời, liên tục khi sự cố xảy ra mà không phải di chuyển đến địa điểm họp trực tiếp.
Với quyết tâm xây dựng chính quyền số, chính quyền điện tử, thời gian tới, UBND TP Hà Nội dự kiến triển khai E-Cabinet tới các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp, hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí cho các hoạt động họp. Đồng thời, hệ thống sẽ tiếp tục được phát triển và tích hợp với các nền tảng công nghệ khác nhằm tạo ra một môi trường làm việc số hiện đại và tiện ích hơn cho toàn thành phố. Đây cũng là hoạt động thiết thực hướng tới chào mừng Kỷ niệm 70 năm Ngày Giải phóng Thủ đô (10-10-1954 – 10-10-2024).
