Theo số liệu thống kê mới nhất của Bộ Nội vụ, số lượng biên chế công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước hơn 245.000 người, số biên chế sự nghiệp hơn 1,7 triệu người. Bên cạnh đó, số lượng cán bộ, công chức cấp xã và số người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn, tổ dân phố là hơn 1 triệu người. Để hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ, thông tin của cán bộ, công chức, viên chức, Bộ Nội vụ đang hướng đến quản lý bằng hình thức điện tử (còn gọi là số hóa hồ sơ), tức dùng phần mềm để quản lý những thông tin như: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ…
Trong bối cảnh Việt Nam hướng đến chính phủ số, xã hội số thì việc sớm đưa vào quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là điều tất yếu để liên thông với cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước. Lợi ích của số hóa quản lý này là việc mọi thay đổi liên quan tới sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức dễ dàng cập nhật. Mọi cơ quan, tổ chức, xã hội đều có thể khai thác hồ sơ điện tử này một cách chủ động và rút ngắn thời gian thực hiện các thủ tục hành chính khác.
Tuy vậy, trước thực trạng tội phạm an ninh mạng ngày một phức tạp và gia tăng hiện nay, cần đặc biệt quan tâm tới yếu tố bảo mật thông tin. Cũng giống như cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, thì hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức được xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác và bảo quản vĩnh viễn phải thực hiện theo chế độ tài liệu mật để tránh những rủi ro không đáng có. Bên cạnh đó, trong quá trình khai thác, sử dụng, người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phải đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác, tránh tùy tiện dẫn đến thông tin của cán bộ, công chức, viên chức bị lợi dụng, sử dụng vào mục đích xuyên tạc, bôi xấu, làm ảnh hưởng đến uy tín cá nhân hoặc chống phá Nhà nước. Thời gian qua, một số vụ án liên quan đến mua bán dữ liệu cá nhân được Bộ Công an triệt phá đã cảnh báo về tình trạng này.
Trước khi đưa quy định vào triển khai, cơ quan quản lý hồ sơ số cần có những quy định chung như hành lang pháp lý và các chế tài đủ mạnh để xử lý đối với hành vi để lộ, cung cấp thông tin cán bộ, công chức, viên chức. Bên cạnh đó, người được giao quản lý hồ sơ số khi có sáng kiến, phát minh, sáng tạo phục vụ công việc quản lý hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức đạt hiệu quả cao và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận cần được khen thưởng kịp thời để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số nhanh hơn.
