Con người vốn là nguồn tài nguyên vô hạn với năng lực sáng tạo đáng kinh ngạc. Và để khai phá được điều này trong mỗi cá nhân đến nay vẫn là bài toán khó. Có một cách giải đã mang đến thành công cho Toyota là áp dụng lối Tư duy theo khổ giấy A3.
Trong quyển sách Tư duy theo khổ giấy A3, nữ tác giả người Nhật Sumie Ishii chia sẻ “Báo cáo trên khổ giấy A3” đã được Toyota áp dụng hơn 50 năm qua. Bà nói: “Tại sao Toyota dù có thất bại bao nhiêu lần đi nữa, vẫn có thể khôi phục lại được? Tất cả bí quyết của sự phục hồi kỳ diệu đó cô đọng trong mô thức “Báo cáo trên khổ giấy A3””.
Tư duy theo khổ giấy A3 tức là tư duy trên một trang giấy. Tất cả chi tiết từ mục đích mà bạn hướng tới cho đến các vấn đề nảy sinh cùng với các cách giải quyết đều được thể hiện hoàn toàn đầy đủ trên một mặt giấy A3. Điều đó giúp dễ dàng bao quát được toàn bộ vấn đề, theo dõi sát tiến trình thực hiện và tập trung vào những điểm chủ chốt thay vì lan man vào những vấn đề không cần thiết khác.
Tư duy theo khổ giấy A3 không chỉ giúp sắp xếp lại lối suy nghĩ mà còn rèn luyện năng lực tự phát triển bản thân, có thể rút ngắn thời gian hoàn thành công việc và tạo thói quen suy nghĩ sâu về một vấn đề, tìm ra mấu chốt cần giải quyết. Quyển sách đưa ra những ví dụ thực tiễn cùng lối phân tích theo mô hình 8 bước.
Các ví dụ còn được chia theo 3 cấp: sơ cấp ứng với cấp nhân viên giúp họ tư duy theo lối mở: làm thế nào để tiến hành công việc trôi chảy hơn, cải thiện tình hình?; trung cấp ứng với cấp trưởng nhóm giúp họ nhìn nhận, đánh giá lại năng lực của các thành viên trong nhóm để từ đó có sự phân công công việc phù hợp; cao cấp ứng với cấp quản lý.
Mô thức Tư duy theo khổ giấy A3 với 8 bước gồm:
1. Đề tài: Trình bày ngắn gọn, dễ hiểu về mục tiêu.
2. Bối cảnh thiết lập đề tài: Ghi rõ ràng lý do và bối cảnh, tính cần thiết của đề tài và mục đích chọn đề tài đó.
3. Nắm bắt hiện trạng: Trình bày hiện trạng một cách chính xác, chi tiết và trao đổi những bất lợi hoặc khó khăn hiện tại.
4. Thiết lập mục tiêu: Lên kế hoạch bằng các câu hỏi 5W 2H; tính toán, phân công nhiệm vụ cho người phù hợp sao cho đạt được mục tiêu.
5. Phân tích nguyên nhân chính: Nhận ra và phân tích bản chất vấn đề bằng 5 câu hỏi “tại sao”.
6. Đối sách và thực thi: Thực hiện nội dung của kế hoạch, vừa báo cáo sơ bộ cho cấp trên vừa chia sẻ nội dung đang thực hiện.
7. Kết quả thực hiện và triển khai: So sánh hiện trạng trước và sau khi thực hiện rồi chuẩn hóa những kết quả đạt được, triển khai đến các bộ phận liên quan, mỗi đơn vị ghi chú vào sổ tay hướng dẫn thường ngày.
8. Nhìn nhận lại và xác định các vấn đề tiếp theo: Tiến hành kiểm tra quá trình thực hiện, lấy các vấn đề tồn đọng làm đề tài cải tiến tiếp theo.
Quyển sách Tư duy theo khổ giấy A3 phù hợp với cá nhân và cả cấp quản lý vì đối với những người đọc có vai trò khác nhau thì quyển sách sẽ mang lại những giá trị khác nhau. Áp dụng lối tư duy này không chỉ giúp bạn nỗ lực đạt đến mục tiêu mà còn hỗ trợ quá trình đó trở nên dễ dàng hơn qua việc làm nổi bật những vấn đề quan trọng.
